【略论高校校友工作精细化管理】 精细化管理的基本内容
时间：2019-05-20 03:32:13 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要：高校实施精细化管理具有必要性和现实意义。校友工作是高校工作中的重要组成部分，如何提高精细化管理水平也是值得思考的问题，本文分析当前高校校友工作的现状及主要问题，就高校校友工作精细化管理方面的问题做了简单的论述。
关键词：高校；校友工作；精细化管理
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）18-0279-02
0 引言
精细化管理是一种理念和文化，最早由丰田公司提出，是源于一种管理理念，是建立在常规管理的基础上，将社会分工和服务精细化，并将常规管理引向深入思想的管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，是现代管理的必然要求。[1]中国大学面临着越来越激烈的国际竞争以及国内同行竞争，创新管理理念、改革管理方式以不断增强自身的综合实力是十分必要的。精细化管理方式近年来已经被逐渐引进并融入到高校的管理之中。校友工作虽已成为高校工作中的重要组成部分，但其管理体制和组织形式目前还不能完全适应校友工作发展的需要,应进一步调整与完善，如何提高精细化管理水平也是值得思考的问题。
1 高校校友工作的现状及主要问题
1.1 校友逐渐成为社会检验高校水平的标准 改革开放以来，国家和社会更加重视科技、教育的作用，更加重视人才的作用，高等学校是培养人才的场所，一个学校培养的人才如何，切实关系着学校的声誉和品牌，校友逐渐成为社会检验高校水平的标准，学校开始或越来越重视毕业生的质量，既努力做好其在校的培养工作，也十分关注其毕业后在社会上发挥的作用。
1.2 校友与母校的感情无可替代 随着我国社会主义市场经济体系的逐步建立，高校的办学也走向开放式，学校十分需要在各个方面得到社会及广大校友的支持；校友们也需要建造互相交流、沟通的平台，母校永远是校友的精神家园，学校和校友是相辅相成、相得益彰的关系，校友与母校的感情是任何其它东西代替不了的。一方面，要看到当前高校校友工作的迅猛发展，方兴未艾；另一方面也要看到一些因素制约着校友工作的发展。主要制约因素表现为：
一是对高校校友工作重要性的认识还不到位，社会上和高校内对高校校友工作的地位和作用还缺乏正确的认识，有的重视不够，有的不肯投入，有的还未把校友工作摆上议事日程或应有的位置。二是对国家政策、法规的理解有偏差。有的把校友会同搞邦派、小团体联系起来，约束了校友工作的发展。三是有的校友对组建校友会缺乏热情，因而缺乏积极主动性。四是校友会成员人事变动快，流动性大，缺乏管理的连续性。五是校友会资金短缺，活动开展有一定的难度。
2 高校校友工作精细化管理的涵义及要点
校友工作精细化管理是围绕以人为本的管理理念，以精心的态度，精心的过程，落实细节管理，实现学校管理效益最大化和最优化的一种现代管理思想，是建立在规范管理基础上，对校友工作规范管理的科学提升。它的涵义是：一要 “精”，即校友工作的管理重点要突出。校友工作开展的基础是要从实际出发，根据实际情况确定相应时间段工作的要点，把握住工作重点，才能达到预期的目的。二是要“细”，即校友工作囊括的环节要全面。需要制定相应的完整而详实的规章制度，以做到事事有据可查、有章可循。“细”所包涵的另一个涵义就是“小”。从微小的事情着眼，从小事做起，才能真正落实精细化管理。三是“化”，即校友工作要制度化，校友工作制度内化为校友自觉遵守的行为规范。重点强调把制度落实要到位并内化为自觉行动。
进行高校校友工作精细化管理要遵循以下原则：一是数据化标准，强调用工作数据说明和分析，用数据总结和检验工作成果。二是模式化管理，是把工作事项或任务，沿纵向细分为若干个前后相连的工作单元，将工作过程细化为工作流程，然后进行分析、简化、改进、整合和优化。三是具有适用性，就是制定的规则要适用于相应的工作，同时在实施的过程中实时监控。四是统一标准。就是要统一学校中各类管理活动的标准，这是做到规范化的核心内容和基本保证，也是实现操作性的前提条件。标准代表着严格的组织纪律性，这样就可以克服管理的随意性。[2]
3 面向精细化管理的高校校友工作建设
3.1 遵循数据化标准搞好高校校友工作 强调用工作数据说明和分析，用数据总结和检验工作成果。在实践中主要体现在：
3.1.1 根据实际的数据来制定计划、目标、任务、要求。为更好地开展校友工作加强校友数据库建设，即通过多种渠道，了解收集校友有关信息，补充、充实、整理校友总会的各界校友数据库。与院（系）、专业合作，结合院（系）庆、本科教学质量评估、校友返校等各种渠道，收集整理校友通讯录。与地方校友会合作，收集、整理该地区的校友数据库，编印校友通讯录，为加强校友之间、学校与校友之间的联系，做好基础性的工作。
3.1.2 用数据进行与评估标准及同类高校间的比较，寻找差距。要直观和感性地认知差距数据来说明能做最好的说明。和同类高校比较地方校友会工作的数量、海外校友会的数量、掌握校友的数量、每年期刊的发行量，校友捐献的金额等等。[2]
3.1.3 用数据制定管理预算及成本。哈罗德·孔茨（Haro Koontz）：预算是用数字表示的一种预期效果的告书，可以叫做数字化的规则。当前在高校管理过程中往往存在预算执行水平不高、投入与产出比意识较弱、较难量化的问题。有些高校建设和发展甚至是“不计成本”。强化成本识十分必要，一方面要控制刚性成本的飙升，另一方面要保证必需的软性成本开支。高校校友工作大多存在资金不足的问题，更要有效地利用资金，争取用最少的钱办最多的事。
3.2 高校校友工作中的模式化管理 模式化管理是把工作事项或任务，沿纵向细分为若干个前后相连的工作单元，将工作过程细化为工作流程，然后进行分析、简化、改进、整合和优化。程序化管理就是在管理工作中做到：将工作模式明确，从核心的环节入手，以提高工作效率。二要细化相关部门的工作程序，从而提高团队合作水平。也就是使各院系、机关部处、地方校友会明确校友工作的意义和与校友工作有关的具体内容。三要让服务对象（地方校友会、校友）明了高校校友总会相应的工作程序，从而提高服务质量。高校校友会通过各地校友会搭建的平台，校友们联络感情，交流信息，相互支持和帮助，有利于事业的发展。同时高校校友总会把支持校友事业的发展作为工作的目标，以服务为宗旨，为他们提供力所能及的服务，努力帮助校友办实事，例如：通过校友网络，为校友企业的高新技术产品做好宣传、推介工作；在高考和研究生考试前后，为校友做好咨询工作；平时，做好来访校友的接待、来电查找老同学等工作。同时，校友总会也积极支持一些地方校友会在帮助当地校友扶危济困、排忧解难等方面所做的工作，力争把各地校友会办成“校友之家”。以及做好宣传工作让更多校友了解校友工作的内容和意义等等。 3.3 高校校友工作人员日常工作中的适用性原则 适用性原则就是制定的规则要适用于相应的工作，同时在实施的过程中实时监控。规则出台后,对实施过程进行监督就尤为重要了：一是岗位职责制度精细化管理，岗位职责是一个部门或岗位的主要工作内容。但是因为岗位职责的条款都比较笼统，按照岗位职责执行很容易产生执行不到位的结果。因此在基本岗位职责的基础上要制定相应的实施细则和监管、考核细则。二是工作要求具体化管理，安排工作时要将质量、数量及用时标准具体化,并进行监督和考核。三是管理者的实时化跟踪管理。精细化管理于粗放式管理的重要区别就在于此：管理工作必须要加强过程监控。哈佛大学的约翰·科特（John Kotter）教授：管理的中心内容是控制。这种监控既要分层展开，又要涵盖范围广泛，还要努力做到全过程监控。既要努力采用技术手段，又要充分运用传统的多跑、多看、多问、多听等方法。
3.4 高校校友工作要与学校中各类管理制度执行统一标准，更好地为学校的建设服务 标准化原则就是要统一学校中各类管理活动的标准，这是做到规范化的核心内容和基本保证，也是实现操作性的前提条件。标准化体现着严格的组织纪律性，有利于克服管理的随意性和无序性，体现了法制管理的思想。经济建设是国家的中心工作，教学、科研是高校的中心工作，这是国家的大局、学校的大局。校友工作者就要努力服务于这个大局，“甘当绿叶配红花”，校友工作必须执行学校管理原则的统一标准。实施高校校友工作精细化管理，应考虑做到：
3.4.1 加强培训，提高自主学习的能力 人员是精细化管理的基础，因此要鼓励广大校友工作人员参加培训、不断提高自身素质。在培训中要注意培养教校友工作人员的精细化意识，要从工作中的点点滴滴做起。对细节的重视体现了一个人的能动力和在简单琐碎的工作中本身具有的内涵。一个人要能够在很凌乱的事件中保持一份清醒和冷静，认真分析，勇于行动，这样才会把所做的工作升华为成功。
3.4.2 在精细化管理的同时要注意校友工作的全面、协调、可持续发展 校友工作的各个方面、各个层面要互相适应，协调发展，要处理好校友总会同各地校友会的关系；校友工作办公室同学校职能部处、各学院等的关系。要充分发挥各地校友会的作用，充分依靠校友活动积极分子；要努力推进全员校友工作，充分调动学校各有关职能处、各学院的积极性，发挥其在开展合作、联络、接待校友等方面的优势，共同做好校友工作。校友工作的发展要保持连续性。要不断加强校友总会和各地校友会的组织建设，各地校友会要因地制宜地开展工作，做好按时换届，不断吸纳热心的校友充实校友会工作，以增强校友会的凝聚力和活力。“以感情召唤、以事业吸引、以活动团聚”，使校友感到“家”一样的温暖，把校友会办成“校友之家”。
3.4.3 有为才能有位 几乎国内绝大多数高校的校友工作都面临着同样的问题：人手少、经费少、学校和校友对校友工作要求高、需求多。足见校友工作缺人手、缺经费、更缺对校友工作的理解、认识，但是“存在即合理”，“有为才能有位”，我们的做法是：能跟得上变化的地方就尽量跟，跟不上的地方，就用思想跟，事有所成的答案永远是：谁对要求的理解更透彻，谁越能掌握主动，谁越有可能攻坚克难。
参考文献：
[1]温德成.政府精细化管理[M].北京:新华出版社,2007:25.
[2]祖明.论高校管理精细化[J].安徽工业大学学报:社会科学版,2007,(1).
[3]孙念怀.精细化管理[M].北京:新华出版社,2005:187-195.
[4]李国庆,申卫革.对理性教育的思考[J].高等教育研究,2005,(10):23.
[5]杨显贵,张昌民.精细化管理与大学管理精细化[J].上海管理科学,2008,(2).
