[浅谈办公自动化在淮北矿业的研发及应用]淮北矿业集团

时间：2019-01-23 03:33:17　来源：雅意学习网本文已影响人

　　摘要：本文简述了淮北矿业集团研发和应用办公自动化系统的背景、存在问题、必要性，研发的过程方法和确保系统良性运行的措施。由于采用了先进的技术、管理方法，自实施以来，整个系统一直处于稳定、良性的运行状态，有效提高了集团、部门、基层单位的运行效率、决策和企业管理水平，推进了企业的现代化发展。
　　关键词：办公自动化；研发方法；运行；措施
　　中图分类号：F270.7 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）020(C)-0355-02
　　办公自动化是办公人员利用现代科学技术和先进的办公设备，实现办公科学化、自动化、电子化。其目的是最大限度提高办公效率和改进办公质量，减少或避免各种差错，缩短办公处理周期，提高管理和决策的科学化水平，从而实现办公业务自动化。淮北矿业集团是一个大型煤炭企业，集团机关有30多个部门，基层有近40个矿、厂、处及子公司。改革开放以来，公司发展之快，但也缺乏一个全集团信息交流的协作平台，工作流程效率低下，面对急剧变化的外部环境，企业必须提升运营的敏捷度，因此，研发和推行办公自动化摆上了集团公司的重要议事日程。
　　一、研发应用的必要性
　　近年来，集团公司以集团化、多元化、规模化的发展战略快速发展，如何有效提升集团公司的运营效率及核心竞争力，是集团公司在新的发展阶段面临的极为重要的问题。但是，作为一个传统五十多年的老企业，集团涉及行业多、地域分布广泛，缺乏一个全集团信息交流的平台。一段时间以来，企业偏重的是自身产能、财务、资金等内部资源整合，而相对忽视上下游企业、大环境之间有效的信息交换和监管。这就出现了部分信息区域技术应用效果明显，而区域之间的信息缺乏统一的接口和规范，造成企业内部的管理信息流经常出现“阻塞”、“断流”等现象。导致集团的指令、文件、通知不能及时上传下达，工作流程效率低下，逐渐支撑不了集团的快速发展。在知识、科技飞速发展并正成为社会经济增长主要动力的今天，办公自动化技术为企业的发展提供了最重要的技术保证和技术支持，是集团内部许多部门、矿、厂、处、子公司对自动化信息管理的迫切要求。因此，集团公司在确定大力推进企业信息化的同时，急需构建一个基于集团层次，又能满足各个部门、单位实际需求的统一的协调办公平台。在经过充分的调研论证后，集团决定，进行覆盖全集团的协同办公平台的研发和应用。
　　二、研发应用的过程和方法
　　淮北矿业集团协同办公平台是针对集团办公管理的要求进行研发，在集团原有的OA系统基础上进行详细的调研和分析，紧扣集团办公业务的实际情况，集中精力解决集团办公中的实际问题。将先进的信息化技术与业务实现充分完美的结合起来，采用创新型的软件构架，保证各种办公业务的功能便捷、有效、安全的完成，彻底实现集团内部无纸化办公，各个系统间无缝协作，极大提高集团的办公效率。我们在进行系统分析后，确定了开发应用方法和步骤。
　　1、限定问题。所谓问题，是实现情况与计划目标或理想状态之间的差距。所谓限定问题，就是要明确问题的本质和特性、问题存在范围和影响程度、问题产生的时间和环境、问题的症状和原因等。限定问题是交流分析中的关键一步，这就要进行“诊断”，找出问题及其产生的原因；然后针对问题“开处方”对症下药。
　　2、确定目标。目标是根据用户的要求对需要解决问题的理解加以确定，如有可能应尽量通过指标表示，以便进行定量分析，对不能定量描述的指标用文字进行说明，这样有利于定性分析和评价系统分析。
　　3、调查研究，收集数据。调研是项目研发实施中最关键的一环，需求调研的好坏直接影响着完成后的项目是否符合企业的需求，因此，我们围绕问题起因进行调研，一方面验证限定问题阶段形成的假设，另一方面探讨问题产生的原因，通过咨询各部门各单位管理人员，填写相关表格等方式了解深层次的需求，为以后的实施打下良好的基础。
　　收集数据和信息包括事实（facts）见解（opinions）和态度（attitudes）。同时对调研的数据和信息去伪存真，交叉核实，保证真实性和准确性。
　　4、提出备选方案和评价标准。通过调查研究，确定了有待解决的问题，在此基础上有针对性的提出了解决问题的备选方案，提出了约束条件和评价标准。
　　5、备选方案评估。根据约束条件和评价标准，我们组织了有一定代表性的项目评估小组，同时吸收部门和子公司的代表参加，对解决问题备选方案进行评估，最终确定了可行方案。
　　6、系统测试。一是功能测试，功能测试包括链接测试、表单测试、Cookies测试、设计语言测试和数据库测试；二是性能测试。包括连接速度测试、负载测试和压力测试。
　　7、系统实施。为了高效率、高质量、低风险地实现确定的目标，通过统一标准，保证数据的集成，真正实现集团的办公管理一体化运作，达到共享资源的目的，我们在以上基础上，对项目进行了认真实施。
　　实施阶段也是项目运作中的重要环节。为此，专门成立了实施小组，小组成员各负其责。将前期调研收集的需求融入到软件中，并在实施过程中与各部门各单位保持良好的沟通，让各部门各单位参与到实施过程中，使最终的研发符合企业的要求。同时，为了让各部门各单位用好系统，我们制定了培训计划，一方面对使用者进行由浅入深的全员培训；另一方面进行操作技术指导，解答他们在使用过程中遇到的问题，直到能熟练的操作应用。
　　三、确保系统良性运行的措施
　　1、建立严格的使用权限和层次分明的管理制度
　　从保密和安全的角度，对进入办公系统的用户，采取按部门、职务，进行优先等级和功能模块的设定。企业最高领导有权进入所有的模块，能查看到所有文档，但为了防止误操作，封掉了有些不会用到的修改功能。企业最高领导有权签发、查阅人事资料等与本部门有关的工作。无密码就进入不了系统，有密码无权限时，进入了系统，也只是告诉你无权使用；有密码和权限无功能，重要操作不显示操作钮。可见信息化部门要把握好角色，权限和密码的设定，这样，办公自动化系统的宝贵数据才能高忱无忧。为此，建立了办公自动化管理制度和考核办法，明确了各单位的责任领导、责任部门和直接责任人的工作职责和任务，制定了相应的奖惩措施，实行了一套融管理、监督、激励相一致的有效机制。
　　2、牢固树立信息安全意识
　　（1）教育使用人员牢固树立网络安全意识。树立保密意识，高度重视网络安全工作，不得将内部涉密的计算机、设备和网络接入网络，不准在网上传输和存放涉密信息。各单位主要责任人为网络安全的第一责任人，信息员为具体责任人，各司其职，将工作落到实处。
　　（2）做好计算机信息网络技术安全管理工作。信息化部门不断加强技术及管理知识的学习，经常对各单位网络进行检查，对存在的问题及时指出、及时纠正，确保安全。建立安全事件报告制度，各单位一旦发现网络安全事件，须在第一时间向信息化部门报告。
　　（3）加强网络设备的管理。凡安装、维护、连接和设置，均由信息化部门统一负责，严禁随意更换、改变其物理的位置、形态、性能，严禁改变其连接关系、运行状态和系统的设置。
　　3、勤维护，常保养，确保办公自动化系统处于最佳的运行状态。
　　办公自动化系统是办公人员的办公平台，经常使用，难免会出现一些问题，因此办公人员要认真对待每一个问题，小心谨慎解决操作中的失误，及时处理系统的疵点。不能处理的要进行定期的程序整理，以一年为限的数据库复制等工作都有利于办公自动化系统的良好运行。
　　结论：技术是信息化建设的前提，计算机和网络科技发展迅速，功能强大，具有巨大的应用潜力。淮北矿业集团办公自动化系统是针对集团办公管理的要求进行研发，结合实际情况推广应用，将先进的信息化技术与业务实现充分的完美地结合起来，保证了各种办公业务功能便捷、有效、安全地完成，实现了集团办公业务及时、有序、有效地进行，节省了企业资源，提升了集团整体的工作效率，有效促进了企业健康、稳定、持续、快速发展。
　　作者单位：中国矿业大学研究生院
　　参考文献：
　　[1]张晓敏.浅谈办公自动化系统在水电流域开发中的应用.《中国科技纵横》,2011,6.
　　[2]王永.浅谈淮北矿业集团地测综合查询系统的设计.《科技创新导报》,2009年02期.
　　

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