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    常用公文写作

    时间:2020-12-08 14:46:55 来源:雅意学习网 本文已影响 雅意学习网手机站

     公司常用公文写作

     一、公文基础知识 (一)公文定义:从广义角度说,为了工作需要而写作的各种文体都可以被称作公文。公文又称为公务文书,公务文书是法定机关与组织在公务活动中,按照特定的格式,经过一定的处理程序形成和使用的书面材料,也称公务文体。

     中央办公厅 2012 年《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14 号)对公文的定义:党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。无论从事专业工作还是行政事务,都要学会通过公文来传达政令政策,处理公文,以保证协调各种关系,使工作正确、高效的进行。

     (二)公文按行文方向:分为上行文、平行文和下行文。

     (三)公文种类主要包括:决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等共计 15 种。

     二、公司常用公文 公司常用的公文有 6 种:请示、报告、通知、会议纪要、函、

     决定。

     (一)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

     1.请示的特点:针对性、呈批性、单一性、时效性。

     2.撰写请示的注意事项:

     。

     一是请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题,以免拖延处理时间,贻误工作。二是下级机关一般不得越级请示。因特殊情况(如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等)必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。三是不要搞多头请示。请示只能写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。四是请示不得抄送下级机关。请示中的意见在未被批准之前并不生效,所请示的事项有时不被批准,如果抄送下级机关,会使下级工作人员思想混乱,不利于工作。五是领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导者个人。六是请示与报告要严格分开,不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中,也不允许用两个公文名称。

     3.请示写作中的常见病误:请示与报告混用,把“请示”与报告混用,在标题中出现两个公文文种。

     “请示”与“报告”的不同之处:

     第一,“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题,而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。

     第二,“请示”是事前行文,“报告”是事后或事情进行中行文。

     第三,“请示”要求上级机关给予批复,“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题,并提出解决办法和意见的报告,上级才予批转。

     因此,不能把“请示”与“报告”两个文种混用。

     (二)报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

     1.报告的分类:

     一是工作报告。在某项工作进行到一定阶段,或工作已经完成时,下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容,向上级机关汇报时使用。

     二是情况报告。指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况,某一问题,或工作中某些方面的状况。

     三是建议报告。是指工作中出现的许多新情况新问题,经过调查研究,提出本机关的处理建议,向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好,有推广参考价值,也可批转所属下级各机关参照执行。

     四是回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项,作出专门回答时使用。

     五是报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料,包括下级机关主动呈送的,或者上级机关要求报送的。

     2.报告的写法一般包括三项内容:概述情况、详述情况和结束语。

     概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。

     详述情况。详述情况一般从五个方面入手:工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算(意见或建议)。

     结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后,另起一行空两格的位置。常用的结束语是:“特此报告”;“以上报告,请审阅”;“以上报告,请指正”“以上报告,如无不当,请予批转”。

     3.撰写报告的注意事项:一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高,以偏概全,也不能只报喜不报忧。二是要突出中心。根据报告主旨选择材料,不要面面俱到,把报告写成流水帐。三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。

     (三)通知:适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

     1.通知的种类包括:会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。

     2.通知的一般写法 在一些特殊情况下,为了突出和强调所发通知的某种性质,往往需对标题中的通知加点注和说明。如“××联合通知”、“×××紧急通知”、“××重要通知”、“××补充通知” 转发通知,事由自拟。转发上级机关文件,如其标题过长,可以自拟题目摘要转发。

     在通知标题中,我们经常使用一些修饰事由的定性用语。如

     “印发”、“转发”、“批转”等。

     3.通知正文的写作内容主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。

     拟发缘由。要写明拟发通知的起因或背景,阐述拟发通知的目的或依据。在写作拟发缘由时,一定要言简意赅,简明扼要,点到为止,切忌拖泥带水。

     通知事项。通知事项是通知的主体内容,是通知的核心。书写通知事项,要层次分明,条理清晰,用词用语要准确达意。

     通知要求。通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度,并以此作为通知的结语,结束全文。

     (四)会议纪要:适用于记载会议主要情况和议定事项。

     1.会议纪要根据适用范围、内容和作用,分为三种类型:

     办公会议纪要(也指日常行政工作类会议纪要),主要用于单位开会讨论研究问题,商定决议事项,安排布置工作,为开展工作提供指导和依据。如,部长办公会议纪要、市委常委会议纪要。

     专项会议纪要(也指协商交流性会议纪要),主要用于各类交流会、研讨会、座谈会等会议纪要,目的是听取情况、传递信息、研讨问题、启发工作等。如,×××县脱贫致富工作座谈会议纪要。

     代表会议纪要(也指程序类会议纪要)。它侧重于记录会议议程和通过的决议,以及今后工作的建议。如《××省第一次盲人

     聋哑人代表会议纪要》、《×××市第×次代表大会会议纪要》。

     另外,还有工作汇报、交流会,部门之间的联席会等方面的纪要,但基本上都系日常工作类的会议纪要。

     2.会议纪要正文一般由两部分组成。

     开头,主要指会议概况,包括会议时间、地点、名称、主持人,与会人员,基本议程。

     主体,主要指会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

     结尾,主要是对会议的总结、发言评价和主持人的要求或发出的号召、提出的要求等。一般会议纪要不需要写结束语,主体部分写完就结束。

     3.会议纪要的写法 根据会议性质、规模、议题等不同,正文部分大致可以有以下几种写法:

     集中概述法(综合式)。这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多,可分条列述。

     分项叙述法(条项式)。召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后加上标号或小标题,分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

     发言提要法(摘录式)。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采用这种写法。

     4.会议纪要的特点 内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求。

     表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水帐。

     称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

     5.与会议记录的区别 第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。

     第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。

     会议记录格式主要包括两部分:一部分是会议的组织情况,要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容,要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。

     对于发言的内容,一是详细具体地记录,尽量记录原话,主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录,只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。

     会议结束,记录完毕,要另起一行写"散会"二字,如中途休会,要写明"休会"字样。

     (五)函:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

     1.函的分类 按性质分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

     按发文目的可以分为发函和复函两种。发函即主动提出公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

     从内容和用途上,可以分为商洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,报送材料函等等。

     2.公函正文的写法。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

     开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。

     主体。这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。

     结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。

     结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可

     以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。

     3.撰写函件应注意的问题:首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。

     其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。

      (六)决定:适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

     决定的写法主要包括:做出决定的根据和原由;决定的事项、处理的问题或部署的重大行动;执行决定的要求和提出号召。

     指挥性决定正文的写作,一般来说,都要讲明道理,布置任务,指出原则,拟出规定,交代办法,提出要求。其决定事项往往采取分条列项式写法,把复杂的事情、众多的问题写得条理分明,眉目清楚,使下级机关易于把握,便于执行。

     法规性决定的正文,开头一般写行文目的,其后以条款式逐条写出类似法规的决定内容。

     知照性决定的正文,多数一段到底,不分条目,没有明显的两段式特征。

     表彰与处理性决定的正文,实际上可分成两种:表彰决定的正文,主要写被表彰者的身份、事迹,对被表彰者的评价,表彰

     的决定事项,希望与号召等;处理决定针对人和事,先要把错误的事实说明,并分析其性质、根源、责任及后果,然后要交代被处理人对所犯错误有无认识和悔改表现,再写处理决定,最后指出教训、提出希望,起到警戒作用。

     变更或撤销性决定的正文,一般只要写明变更或撤销有关事项的原因、依据和决定事项即可。

     三、公文行文中要注意的几个问题 (一)行文应当确有必要,注重效用。

     (二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

     (三)公司内设机构除办公室外不得对外正式行文。

     (四)部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自对外行文。

     (五)公司各部门行文,应由部门领导签署明确意见后,报办公室呈公司领导审批。

     (六)“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关部门的,应当用抄送形式,但不得抄送下级。

     (七)“报告”不得夹带请示事项。

     四、怎样写公文 公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作。严格意义上的公文写作水平,是公文写作者理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平和文字水平的综合反映。

     (一)公文的形式与要求 1﹒导语要提笔入题。

     “开门见山,起笔入题”,是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同,公文导语的写法也有所不同。比较常用的有:

     根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的句式。例文:根据×××有关规定,结合我公司实际,现就加强×××管理,提出如下意见,请遵照执行。

     目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式,直接交代发文的目的。例文:为了深入开展×××工作,促进×××任务的圆满完成,现将×××工作安排如下:

     原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文:加强对×××的管理,对于促进×××发展,保证×××工作质量具有十分重要的意义。鉴于×××阶段以来×××工作管理中存在的问题...... 原因加目的式。(今年“五一”放假通知)

     根据加目的式。为全面做好×××检查工作(目的),根据×××通知精神(根据)...... 2.正文要主题突出。公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种的公文,从头至尾,通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的,即使再“重要”也不能写。

     3.表述要准确无误。在上行文中,向上级领导机关汇报情况,反映问题,请示工作,都必须真实、客观、全面,不可弄虚作假。在平行文中,与有关部门商洽工作,求得支持和帮助,需

     要真实、准确地通报情况,不允许相互欺瞒。在下行文中,上级向下级发出指示或批复,也要切合实际,不能盲目指挥。衡量一件公文在文字上是否准确无误,有这样一些标准:传达党和国家的方针政策和有关规定不走样;反映客观实际情况不片面;立场、态度、观点不含糊其辞;前后文不自相矛盾;语言合乎逻辑,不致产生歧意;引文与引文出处,具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。

     4.篇章要条理清楚。条理清楚主要是指公文篇章结构严密,层次分明,逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种:

     一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通知、请示、批复、函,结构形式往往是一段式。

     分段式。大多数公文采用分段式结构。

     分条式。一些规定、条例、章程等,往往采用分条式结构。

     章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文,往往采用章节式结构。

     5.结尾要当断即断。所谓当断即断,是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚,就果断地结束全文,不拖泥带水,不画蛇添足。

     (二)公文的语言与修辞 1.公文语言的特点:准确、简练、严谨、庄重、生动。

     准确。所谓准确,是说公文在语言表达上完全符合客观实际,明确无误。

     简炼。严格意义上的公文,其语言应简练到多一字不可,少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫,而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。

     严谨。所谓严谨,指的是态度严肃,交代清楚,行文自然,结构严密。在写作时只有做到叙事周全,说理透彻,要求精当,用词选句贴切无误,才能使公文符合实际,合乎逻辑。

     庄重。所谓庄重,是指公文的语言端庄、持重、严肃。这是由公文具有行政约束力和法定强制力这一特点决定的。我们讲公文语言庄重的特点,还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有:

     (1)常用的开头词:根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前; (2)常用的引叙词:前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特(现)通知(通报、批示、批复、报告)如下; (3)常用的称谓词:本(我)办、贵(你)处、该单位; (4)常用的表态词:应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布; (5)常用的询问词:妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥;

     (6)常用的综合词:为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之; (7)常用的表达目的词:批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行; (8)常用的结尾词:特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将×××报告给我们。

     生动。从某种程度上说,写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。文艺作品的生动主要通过情节的发展、细节的渲染、场面的描写、人物心理的刻画来实现,而公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。做到观点新颖,就要学会科学的概括,准确的提炼,从错综复杂的现象中提出不落俗套的概念和判断来。做到材料新颖,关键要选择出最符合客观实际情况、最有说服力的典型事例来。

     2.正确使用称谓 公文常用的称谓词:

     第一人称:我(本)办(部、所、院、校、委、站...)

     第二人称:你(贵)处(馆、委、处、办...)

     第三人称:该单位(部门、系、院、所、局...)、他、他们; 特指人称:收文单位直书其名,使用全称(与公章一致);发文单位在公文标题中出现时,使用全称。

     为使公文在表述上比较简练,在不致引起歧意的情况下,公

     文的称谓可以使用规范化简称。如市委、市政府、市纪委、发改委、县委、县政府等等。

     同一公文中,对同一单位的称谓应保持上下文一致。

     一般情况下,第三人称第一次出现时使用全称,以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。

     有些情况下,公文的称谓可以省略。例文:

     公司各部门:

     根据县政府有关规定,经公司研究,就加强公司考勤管理问题,提出如下意见,请(各部门)遵照执行。

     3.公文的修辞 原则:主要使用消极修辞方式、适当运用积极修辞方式。

     消极修辞方式。公文具有规范作用。公文的规范作用也就是公文的控制作用。公文的控制作用要求公文的评议也不可缺少控制性。这种语言修辞正是公文用语的消极修辞。消极修辞要求语言有所控制,文理通顺,结构妥帖,繁简适当,通俗易懂,语言明确。

     例文 1:在建立平安小区的过程中,从重从快治理狗患,是摆在各小区保卫部门面前的一项重要任务。(定向型控制用语)

     例文 2:少数教师对违纪学生的舞弊行为熟视无睹,听之任之,这是完全错误的。(定性型控制用语)

     积极修辞方式。在公文写作中,恰当运用某些修辞格,如:比喻、借代、夸张、设问、象征、感叹、警句、顶真、排比、对

     偶等),把所陈述、表达、反映、部署、要求的问题准确、鲜明、生动地写出来,可以给人以深刻的感染。这就是公文写作中的积极修辞方式。这种修辞方式要恰当运用,不可多作,否则公文容易让人误认为是“文艺作品”。

     五、工作总结的写作 (一)总结的概念及分类 总结是一个单位或个人对前一阶段社会实践活动或某一特定工作、任务的完成情况进行回顾、分析和评价时使用的文体。总结从理论的高度进行回顾,目的是从中发现和归纳规律性的东西,明确经验和不足,以期对今后的工作进行指导。

     通过总结,可以把获得的感性认识,经过分析和综合,抽象和概括,上升为理性认识,揭示事物的本质和内在联系,从而掌握规律,获得经验,指导今后的工作少走弯路。事实上,很多规律的东西都是通过总结活动来发现的。正如毛泽东同志指出的:“人类总是不断地总结经验,有所发现,有所发明,有所创造,有所前进”。

     从不同的角度,可将总结划分为不同的类型。按内容分,有工作总结、业务总结、学习总结、生产总结等;按范围分,有单位总结、部门总结、个人总结;按时间分,有年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结等;按性质分,有综合性总结和专题性总结。

     (二)总结的基本结构图示及写法

     一份完整的工作总结应该包含五个方面的内容:一是工作开展情况;二是工作采取的措施;三是工作取得的成效;四是工作存在的问题;五是下步工作打算。我们通常将工作开展情况、采取措施、取得成效写为一个部分,这样看上去更严密一些。

     基本结构:标题 、开头(前言部分)、成绩和做法(主体部分)、取得的主要经验或教训或存在的不足、结尾(今后工作努力方向或打算或整改措施)。

     开头部分即前言部分。总结的开头主要用来概述基本情况,作出基本评价。包括工作性质、主要任务、时代背景、指导思想,以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分,要注意简明扼要,开门见山,文字不可过多。

     主体部分是总结的主要部分,内容包括成绩和做法、经验和教训等方面。这部分篇幅大、内容多,要特别注意层次分明、条理清楚。

     结尾部分。分析存在问题,提出今后方向。也有的总结将工作中存在的缺点和问题,写在正文中的有关部分,结尾针对存在问题,明确提出今后工作的努力方向。

     (三)综合性总结和专题性总结的写作 各单位年度工作总结就是综合性总结。

     1.综合性总结的基本内容大致是:

     (1)概述基本情况,包括介绍工作过程、环境和基础,必要时交代一些背景情况;简要叙述工作进程、基本成绩、收获和

     总的认识等,给读者以总体认识。

     (2)叙述主要成绩、做法和经验,这是总结的主要内容和重点所在。叙述成绩表现在哪些方面,收获有多大,列出确切的数据和典型事例;概括基本做法,阐述成绩是如何取得的;也可归纳为若干条经验,进行深入的分析、论证,提到政策与理论的高度,从中找出规律性的东西。

     (3)分析存在的问题和教训。在陈述成绩、总结经验的基础上,找出工作中的矛盾和差距,对存在的缺点和问题进行认真分析,找出原因,引出教训。

     (4)提出改进意见和今后打算。针对存在的问题和工作中薄弱环节,提出切实可行的改进措施和意见,并根据当前形势和任务,提出今后的工作打算和努力方向。

     2.专题性总结,是就某一项工作的情况或某个对象在某个时期的或某个方面的情况进行专门反映和评析的总结。它内容集中、单纯、可以写得具体、深刻,针对性也较强,因而更能发挥指导作用。它的内容要求着重写某项工作的主要成绩,介绍做法和经验;有的还简要提出今后工作改革的思路。

     综合性总结和专题性总结,各有不同的内容,前者内容要求全,后者内容要求专。要根据总结的内容和目的来确定采取哪种总结为宜;但不论哪种总结都需要有点有面,点面结合,使总结内容具体扎实,富有新意。

     (四)总结写作中的几个常见问题

     1﹒不能总结单位开展的特色工作,千篇一律,综合性总结年年一个样,专题性总结放之四海而皆准。

     2﹒采取工作项目列举式,记流水帐,不概括,不拨高。

     3﹒只讲成绩,不讲不足,不分析存在的问题,也不归纳经验和教训,报喜不报忧。

     公文版面格式

     一、页边与版心尺寸 此样式参照《党政机关公文处理工作条例》第十二条规定,公文采用国际标准纸型 A4 纸,固定规格尺寸为 297 毫米×210 毫米,在文件页面设置中:方向为纵向,版面上 37毫米,下 35 毫米,左 28 毫米,右 26 毫米。设置后版心为225 毫米×156 毫米(不含页码),页眉 20,页脚 26。但特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

     二、版头 版头即发文机关标志,由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字和一条横线组成(党委用星线),居中排布,至版心上边缘为 35 毫米,字体使用方正小标宋 GBK,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

     三、发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置(以 3 号字的单倍行距),用 3 号方正仿宋 GBK 居中排布。年份、发文顺序号用半角阿拉伯数字标注;年份标全称,外用中文六角括号“ 〔 〕” ;上行文的发文字号居左空 1 字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

     四、签发人

     由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空 1字,编排在发文机关标志下空二行位置(以 3 号字的单倍行距)。“签发人”三字用 3 号方正仿宋 GBK,签发人姓名用 3 号方正楷体 GBK。

     如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

     五、标题 用 2 号方正小标宋 GBK,编排于红色分隔线下空二行位置约20mm(以3号字的单倍行距),分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列采用梯形和棱形。

     六、主送机关 编排于标题下空一行位置约 10mm,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。

     七、正文 公文首页红色分隔线标题以下、公文末页首条分隔线版记以上的部分称为正文。编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空 2 字符,回行顶格。

     首页必须显示正文。文中小标题层次序号依次可用“一、” 、

     “ (一)” 、“1.” “ (1)”标注,第一层用 3 号方正黑体 GBK,第二层用 3 号楷体 GBK(不加黑),第三层和第四层用 3 号方正仿宋 GBK。第三层阿拉伯数字后面的圆点使用全角,占 1 个字符(不使用顿号“、” ),以避免用半角会与后面的数字连在一起混淆为小数点。如“1.2017 年××××” 。

     (一)字体和字号。如无特殊说明,公文中各要素用 3号方正仿宋 GBK,特定情况可以作适当调整。

     (二)行数和字数。每面排 22 行,每行排 28 个字,每个自然段左空二字,回行顶格,并撑满版心。标准中未提及具体行距,公文中行距固定值 28 磅。当正文排版后所剩空白处不能空下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施视情况增加或减少 1 至 2 行,增减行数时适当调整行间距,保持版心高度不变。

     (三)文字的颜色。如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

     (四)结尾落款。包括发文机关和成文时间两项内容。

     八、印发机关和日期 发文机关为单位办公室或者文秘部门;没有专门的办公室或者文秘部门的,发文机关即印发文机关。印发日期是公文的生效时间,以印发机关负责公文审核把关领导的签批日期。成文日期中的数字统一用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月日不编虚位(即 1 不编为 01),后加“印发”

     二字。

     九、加盖印章的公文 机关行文时,需加盖的印章用红色,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置(即下套式盖章),印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内,不得出现空白印章。

     十、版记 公文末页分隔线与版心等宽,首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。由印送机关或者印发机关,印发日期和分隔线组成。印发、印送机关全称和日期用 4 号方正仿宋 GBK,印发印送机关名称居左排,左空 1 字,日期居右排,右空 1 字。位于文件末页版心的最后一行,如果版记页和前面的一页都没有正文,则版记页不编排页码。

     十一、页码 公文页数顺序号用 4 号半角阿拉伯数字,置于版心外下边缘之下一行,左右各放一条 4 号一字线。单页码居右,双页码居左。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。信笺格式的公文和电报首页不显示页码。A4 纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致。

     十二、紧急程度 如需标注紧急程度,用 3 号方正黑体 GBK,顶格编排在

     版心左上角,紧急程度的顺序自上而下分行排列。

     十三、抄送机关 如有抄送机关,用 4 号方正仿宋 GBK,在印发机关和印发日期上一行、左右各空 1 字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

     如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

     十四、特殊情况说明 如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。如公文正文的说明、补充或者参考资料,有附件或 2 个以上附件的,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多件附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.××××” ),附件名称后不加标点符号。如名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。在每一个附件首页左上角第一行顺序标注“附件 1” 、“附件 2” ,用方正黑体 GBK,附件名称不用书名号。附件名称后不加标点符号,附件标题居中编排在版心第三行,格式要求同正文。

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