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    浅谈档案保密工作的保障措施

    时间:2021-04-25 00:00:10 来源:雅意学习网 本文已影响 雅意学习网手机站


      档案是直接形成历史的记录,是国家资源不可或缺的一部分,恰当地利用档案并保护好档案可以给整个社会造福,而在管理中出现意外,讲会给某个行业甚至是国家的发展带来灾难性危害。我们应该提高对档案管理认知程度,加大对档案管理工作的规范力度,让档案处于更加安全、更加便于利用的位置。档案管理是一项比较繁琐的工作,需要管理人员真心投入,并在我国的法律法规允许的范围内开展工作,对违背法律法规的行为有权制止,已达到保护档案信息的目的。因此,深入研究档案管理工作的保密性和利用效率变得十分必要。仅就如何做好档案保密工作,确保档案安全阐述几点粗浅的认识。
      一、强化档案保密意识
      档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感和使命感,切实重视和不断强化档案保密工作。一是思想观念上的加强,二是管理上的加强,三是保密工作方式方法上的加强;严峻的形式告诉我们,新形势下保密环境比过去更加复杂,保密防范的难度进一步加大,保护国家秘密安全的要求更高,责任更重。强化保密法制观念,牢固树立“保密工作无小事”的责任意识,提高保密工作的自觉性和责任感,自觉履行保守国家秘密的义务。同时,要认真贯彻“预防为主”的方针政策,坚决阻止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理。要经常开展安全教育工作,把档案安全工作的重要性讲清、讲明,把泄密的危害和后果讲足、讲透,让安全意识真正深入人心。
      二、加强档案库房安全建设
      档案库房的管理员要做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先,档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施,并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次,档案库房应指定专人负责管理,无关人员一律禁止入内。其三,应减少档案的破损率延长档案的使用寿命。另外,要坚持日常监督与重点检查相结合,不定期组织全面细致的安全检查,在认真清点核对档案数目的同时,及时发现和消除档案库房的安全隐患,做到及时检查、及时清理,采取切实的有效措施,堵塞危及档案安全的漏洞。
      三、完善保密档案借阅管理
      加强保密档案借阅制度建设至关重要。应制度细致完善的档案借阅制度、外借制度、复印制度等。各项档案借阅规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善,确保保密档案的安全。保密档案的借阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须按要求填写借单,由直接领导、项目负责人签字,认真履行登记、签字手续,填写借阅卡及借阅簿,手续齐全后方可借阅。借阅人要遵守保密制度,严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让档案技术成果。保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维护,不能私自撕拆、涂改,更不得缺页少项。借阅的档案要保管好,不能丢失,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,及时向档案部门报告,进行补救。
      四、加强电子档案管理
      安全保密措施是衡量電子信息安全与否、电子档案管理完善与否的一个重要指标。电子档案从保管形式上主要分为两种,一种是存储在磁盘、光盘上的电子档案,另一种是存储在网络数据库中的电子档案。存储在磁盘、光盘上的电子档案,相对比较好管理。在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作,必要时可以复制副本或异地保存。在借阅方面主要应做到以下几点:一是所借的电子档案项目要与正在设计的工程项目内容相同,且要经主管领导及项目负责人批准,方可借阅;二是要根据使用者的情况,不可以无原则地向所有使用者提供全部利用方式;三是应根据电子档案内容的秘密等级进行有效管理,对秘密等级比较高的,不宜用拷贝的方式提供利用;四是要对重要电子档案的信息内容进行加密处理。而存储在网络数据库中的电子档案,则应重点做好数据库的安全与保密工作。首先要加强对计算机信息系统的保密管理,做好内外网分离工作,并对内外网服务器部署好防火墙;涉密计算机不得与国际互联网相连。其次,为了防止内部人员将保密资料非法外传,需要对每个人做好权限控制,确保保密数据只能被有权限的人使用,且整个使用过程应被完整记录,做好事前防御,事后追踪。其三,可根据权限查阅,在权限范围内更改、编辑图纸、文本,但是不能将图纸及文本本身或者内容下载到终端用户及任何设备上。这样,所有的保密数据统一集中地保存在服务器上,既有效又安全,从根本上杜绝保密信息的泄露。
      五、做好档案的保管期限与保密期限的区分工作
      确定保管期限的原则是正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限,而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外,绝密事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年,保密期限在一年及意见以上的以年计,在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央,国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项,在授权机关作出解密前,其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供。
      新时期对档案信息的保密工作要求更高,要严格恪守自己的职业道德,遵守各项规章制度,增强档案保密工作的使命感和责任感,做好档案保密管理工作。要不断加强学习,努力提高自身综合能力,紧跟时代的要求,积极探索档案现代管理模式,增强安全保密意识,不断提高档案保密工作管理水平。
      作者简介
      赵彦涛(1981.10—),女,汉族,籍贯:石家庄市藁城区,本科,中级馆员,研究方向:档案管理。

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