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    企业档案数字化建设实践与思考

    时间:2023-06-06 22:10:09 来源:雅意学习网 本文已影响 雅意学习网手机站

    文/刘 钧

    信息技术与网络不断发展的时代,企业档案管理由传统管理方式向现代化管理转变。本文对档案数字化的前期准备工作进行了讨论分析,阐述了开展档案数字化的实践,总结了经验和体会

    在信息技术广泛应用的大环境中,企业的生产经营活动产生了大量电子文件,企业档案管理急需从传统管理方式向现代化档案管理转变,档案数字化建设无疑将成为企业档案工作的一项重点工作。

    企业档案数字化是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的文件材料,以现代技术手段转化为数字化信息,并以数字形式存储、网络形式连接,利用计算机系统进行管理。档案数字化极大地方便了对档案信息的使用和保存。

    (一)保障纸质档案原件安全

    纸质档案在查阅使用的过程中,会造成一定程度的破损,档案自然老化也会影响档案使用寿命。有些珍贵档案有五六十年的历史,老化严重,纸张发黄变脆,很容易损坏。数字化处理,可以减少档案的各种人为损害和自然损害,有效保护档案原件,保障档案安全,延长其使用寿命,尤其是企业年代久远的珍稀档案和老化严重的档案,其对原件的保护意义更为重大。

    (二)提高档案利用效率

    数字化档案信息使用计算机系统管理,通过网络进行传输,可以随时随地查找利用,可以多人次、多地点在同一个时间查阅相同的档案,极大地提高了档案利用效率,实现档案资源共享,方便快捷利用。

    (三)节约成本,解放劳动力

    数字化档案信息占用存储空间小,随着企业数字档案馆的建成,企业一定会减少对传统库房基础设施设备的资金投入,节约了资金成本,同时也把档案管理人员从传统档案管理的繁重劳动中解放出来。在查阅档案时,管理人员不需要到库房提调档案;
    归还档案时,不需要逐件逐页清点;
    统计档案时,也不需要一卷一件清点核对,节省了档案管理的日常劳动,解放了劳动力。虽然档案数字化工作,需要一次性投入大量人力物力,但是数字化以后,可以长期为企业节省大量的人力财力,长久来看收益大于投入。

    (四)促进档案管理现代化

    档案数字化,让档案由库房管理变为信息控制中心,档案管理人员对档案信息的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等工作需要借助计算机、网络等现代化技术来完成,企业档案工作必须改变传统的档案管理、利用模式,必须向现代化的档案管理、利用模式转变。

    (一)对馆藏档案摸底评估,制定实施方案

    企业在进行数字化建设前,首先对馆藏档案的数量、种类、案卷质量进行统计,在此基础上,确定数字化的范围。结合档案的使用价值、利用频率、珍稀程度和保管期限,制定数字化工作实施方案。明确进行数字化的先后顺序,按照由查阅利用率较高档案到查阅利用率较低档案,由珍稀档案到普通档案,由年代较近档案到年代较远档案的原则,分批次开展数字化工作。其次对需要数字化的档案进行检查整理,主要内容有:检查档案是否有破损,对破损档案要进行修补;
    档号编制是否规范,档号编制有误的档案要重新编制档号;
    保管期限划分是否准确,保管期限划分不合理的档案要重新划分保管期限;
    案卷题名与目录题名是否一致,不一致的以档案内容为依据统一题名。对成捆、成卷的档案要先组织立卷,后进行数字化处理;
    最后档案数字化要有计划一部分一部分地搞,第一阶段进行地质科技档案数字化,第二阶段进行文书档案数字化,其他类型的档案可以放在第三阶段对其进行数字化。

    (二)保障措施到位

    1.成立档案数字化工作领导小组,确定开展数字化工作的组织模式

    成立由档案管理部门牵头,企业主管领导任组长的企业档案数字化工作领导小组,协调各项工作,是数字化工作顺利开展的组织保障。由于数字化专职人员较少,还要保证较高的工作效率,我们采用了“内外组合”的方式,即由本单位的档案部门人员与外聘人员组成档案数字化工作小组,开展企业档案数字化工作。

    2.改造提升基础设施设备

    档案数字化建设需要现代化的设施设备做支撑,计算机、扫描仪等操作设备,硬盘、光盘、磁盘、服务器等存储设备,复印机、打印机等辅助设备,确保机房安全的消防安全设施等,对已有的设施设备进行提升改造,增加新的设施设备,使其满足档案数字化工作的要求,例如,将现有服务器升级改造为大存储量服务器,数字化加工场所安装监控系统及门禁系统等。

    3.加强技术培训

    档案数字化工作是一项技术性较强的工作,要加强对操作人员的技术培训和技术指导。对操作人员进行数字化操作技术培训,加强对数字化加工设备的熟练运用,及时对档案数字化加工中出现的问题,进行技术指导和操作指导,减少误操作,降低因操作不当对工作设备的损坏。

    (三)制定企业档案数字化标准规范

    在开展数字化工作时,应该以《纸质档案数字化规范》(DA/T31)为基础和指导,结合企业档案数字化工作特点,研究制定本企业档案数字化实施细则。在数字化加工中,对加工方式以及扫描色彩、图像分辨率、文件存储格式及图像处理等要有统一标准要求。《规范》中要求分辨率不低于200dpi,我公司从“能够满足当前和未来一段时期内主要需求”的角度考虑,分辨率采用300dpi。纸质档案采用分辨率为300dpi的彩色模式,使用高速扫描仪或者平板扫描仪,采用PDF格式存储;
    一些超大幅面图纸,采用200dpi彩色模式,使用工程扫描仪,采用JPEG格式存储;
    照片档案采用600dpi彩色模式,平板扫描仪,PDF格式存储。图像处理要求图面干净,倾斜度小于1度。

    数字化工作建设周期长,工作环节较多,人员的不稳定性,操作的不稳定性,都会影响到档案数字化质量。因此在数字化加工的每个环节,要进行规范的质量检测和验收。

    (一)档案著录及扫描

    档案数字化加工中,操作人员按照规范要求,进行档案目录录入和文件扫描。选派质量检查人员,现场解决出现的问题,例如,地质专业特殊文字、字符的识别,繁体字与简体字的转化,特殊档案扫描参数问题等。按工作量的30%进行抽查验收,档案目录录入的正确率要求100%,图像扫描错误率控制在1%,杜绝漏扫、重复扫描、扫描不清楚不完整等,从源头确保档案数字化的质量。

    (二)图像处理存储

    按照规范要求,处理图像时要去除黑边黑框,去除图像中较多较大杂点,保证图面干净,对图像的色彩及倾斜度进行适当调整,对有红色印章的图片,要做锐化处理,处理后图像的对比度、亮度等参数设置合理,图像最大程度接近档案原貌。按照以上标准,对图像进行验收检查,错误率控制在1%以内,处理好的图像要及时进行存储备份。

    (三)数据挂接及数据备份

    按照完成多少上传挂接多少的原则,将档案数字化信息数据及时进行批量挂接。挂接时再次进行抽查检查,保证目录和挂接文件一一对应,确保目录内容和电子文件内容一致,挂接准确率要达到100%,杜绝漏挂、错挂、重复挂接及挂接文件打不开等现象发生。采用实时备份和定期备份相结合的方式。每天新生成的数据在数据库中进行备份,每周对数据库进行备份,分别在NAS系统和移动硬盘备份。

    在数字化加工过程中,要注意档案信息的安全保密。保障档案实体的安全,按照规范要求,对纸质档案进行整理、拆卷、装订时,做到不丢失、不污染损坏档案;
    扫描时,轻拿轻放,不搞乱文件顺序,不丢失原件。保障档案数据安全,制定《档案数字化工作管理制度》,封闭数字化加工计算机USB端口,工作场所安装监控系统及门禁系统,与外聘人员签订保密协议,采取一系列安全措施,确保计算机安全、档案数据安全、服务器安全及网络安全。

    档案数字化建设工作使我公司档案管理由“实体库房”手工管理模式开始向现代化的计算机“信息控制中心”管理模式转变,由“传统单一”利用方式向“便捷高效、资源共享”利用方式转变,使档案管理和利用发生了本质改变。同时,锻炼出了一批既有档案管理专业知识,又懂现代信息技术,精通数字化加工技术的复合型档案管理人才,为加快推进公司档案工作现代化培养了高素质的档案干部队伍。

    为公司数字档案馆建设打下坚实基础。档案资源数字化、档案管理信息化、档案服务知识化,需要一步一步实现。我公司档案数字化工作从2018年到2021年,用了近四年时间完成了第一阶段工作,后面两个阶段的工作,还需要企业在资金、技术、人才等方面的支持与持续投入,分步实施,持续推进,才能最终取得丰硕成果。

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