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    [S公司销售与收款环节内部控制制度设计]内部控制失败案例2017

    时间:2019-04-17 03:20:57 来源:雅意学习网 本文已影响 雅意学习网手机站

      摘 要:销售与收款环节是企业生产经营中很重要的环节,关系到企业的盈利水平和可持续发展能力,对企业的影响重大。本文介绍了S公司的概况;然后介绍了S公司销售与收款环  节的内控管理现状并对其存在的问题进行了分析;最后提出了S公司销售与收款环节的内部控制的改进方案。
      关键词:S公司销售与收款内部控制制度设计
      S公司的母公司河北进功实业集团有限公司成立于2004年6月12日,现拥有邢台进功化工有限公司、邢台进功建材有限公司、邢台亚欣贸易有限公司、S公司等下属企业。拥有员工
      400多人,其中专业工程技术人员和管理人员50余名,且已建立完整的质量管理体系。其产品主要用于建筑、装饰、装修用材,运销北京、天津、西安、太原等地,产品供不应求。
      2004年10月份荣获“河北省第七届消费者信得过产品”称号。S公司主要生产饲料和乙醇。年产饲料2.7万吨,乙醇3万吨,拥有职工200余人。
      一、S公司现行销售作业流程所涉及的主要业务活动
      1、销售部门根据客户要求编制销售订单
      购买者提出订货要求—>接受订单后报销售主管审核—>签字盖章,编制产品销售订单—>再报请销售主管审核、销售经理审核—>最终签发产品销售通知单
      2、仓库部门根据产品销售发货单发货
      销售助理根据产品销售通知单编制产品销售发货单—>送到仓库部门—>发货出库
      3、财务部部门开具销售发票
      销售助理将发货单送交销售部经理审核—>编制开具发票申请书并由销售部经理审批—>财务部门开具产品的销售发票—>财务部门登记发票信息—>--将发票联交给销售助理。
      4、审核销售发票是否记录正确
      销售助理依据销售发货单登记产品的销售日报表、财务部门的会计人员检查销售发票的编号是否连续、编制相应的记账凭证—>登记销售总账、定期检查销售明细账与销售总
      账是否一致在客户信用档案中要详细登记以下资料:客户的基本情况信息、信用历史记录及相关交易信息、客户的市场占有率等等。S公司信用管理部门根据客户档案将客户分类
      ,并给与不同的销售政策。对客户信用进行动态管理,每年至少对其复查一次,出现大的变动要及时进行调整,调整结果要经公司授权审批人批准。 对于信用状况恶化的客
      户,原则上可以采取如下对策:要求客户提供担保人和连带担保人:增加信用保证金;交易合同取得公正;减少供货量或实行发货限制;接受代为偿债和代物偿债,有担保人的向担
      保人追债,有抵押物担保的接受抵押物还债。 --!>
      (三)S公司销售与收款环节关键控制点的再设计
      1、组织发货控制
      S公司发货部门要严格按照销售发货单中所列示的产品出库时间、送货方式、发货品种、型号以及商品数量组织发货,还要明确仓库管理人员的岗位职责以保证发货的安全性
      。故作如下控制设计:①仓储部门根据审批后的销售发货单组织备货、发货,发货后按实填写实发数,并盖章注明“已发货”,以免重复发货,且装货后要及时记录库存台帐;②
      要保证发货行为的执行者受到其他独立职员的监督,有专人对销售发货单与发货实物进行检查核对,并填写出库单;③仓库员必须要求承运人在销售发货单上签名,并向承运人取
      得相关运输凭证,然后及时交送财务部;④仓储部门、物流公司、会计部门要定期对帐;
      2、销售发票的控制
      为避免S公司财务部部门开具销售发票过程中出现风险,故作如下控制设计:①开具销售发票应由S公司财务部门制定专人负责开具;②开票人员必须以客户的购货合同和销售
      业助理开出的销售发货单、出库单为依据;③应依据已授权批准的商品价目表编制销售发票;④独立检查销售发票计价和计算的正确性;⑤将装运凭证上的商品总数与相对应的销
      售发票上的商品总数进行比较;⑥财务部定期对销售发票开具进行检查。
      3、销售账务登记控制
      为完善S公司的销售账务登记控制,应从以下几个方面入手:①编制销售记账凭证时要有证明产品已经销售的运输部门的运输发票和销售部门制定的销售发货单为原始凭证。
      ②S公司财务部门要设立专职人员审核已经开具的产品销售发票上的货款、税款和总账、明细账上登记的金额是否一致。④S公司财务部门要设立专职人员审核应收账款的明细账同
      总账是否账账相符。⑤S公司应定期与客户对所销售的产品进行核对并给对方客户寄送对账单,若发现异常情况应及时向会计主管报告。
      (四)S公司销售与收款环节监控方面的再设计加强内部核查监督,设置审计部门或设立一名独立的审计人员,由内部审计人员核查销售与收款业务的处理和记录。核查内容
      主要包括:一是检查销售与收款业务相关工作岗位的设置中是否存在销售与收款业务不相容职务的混岗现象。二是检查销售与收款业务是否是按照公司制定的相关授权批准制度进
      行的。三是检查客户的信用管理情况,重点检查信用政策制定的是否合理以及销售过程中对相关规章制度的执行情况。四是检查销售与发货的内部控制,重点检查销售发票的连续
      性、计价和计算的正确性、及所附原始凭证的真实性;检查发运凭证的连续性,并将其与主营业务收入核对;检查销售发票的数量与发运凭证的数量是否一致;检查保管的未开票
      发运凭证,确定是否包括所有应开票的发运凭证。五是检查应收账款管理是否到位,重点检查销售收入会计人员是否及时登账,是否进行了应收账款的催收,坏账核销比率及方法
      是否恰当。(作者单位:河北金融学院会计系)
      参考文献:
      [1] 杨有红、徐心怡 试论销售收款内部控制制度的构建北京工商大学学报 2007年第1期
      [2] 张新玲 销售业务内部控制制度设计科技资讯 2007年第6期
      [3] 财政部内部会计控制规范—销售与收款 2008年
      [4] 褚成兵企业销售过程的内部控制风险分析及其设计现代农业会计   [5] 吴俊 企业销售结算内部控制与收款环节流程再造财会通讯 2009年
      二、S公司销售与收款环节内控管理中存在的问题
      (一)在控制环境方面存在的问题
      S公司大部分员工对企业内部控制的了解很少,内部控制意识淡薄,而对内部控制稍微有点了解的员工只是认为内部控制就是公司制定的有关规章、制度。此外,S公司只注重
      对员工的制度约束和奖惩措施的制定,不注重对员工道德层面的精神鼓励,缺乏道德指导方面行为准则的制定。
      (二)在风险管理方面存在的问题
      1、从其组织结构中可以发现S公司没有自己的信用管理部门,没有建立完善的风险管理机制。S公司的做法是把信用赊销的权力授权给了销售部门。销售部门的销售人员在审
      核赊销客户的赊销额度时主要是根据客户购买产品熟练的多少以及销售人员自己与客户的个人关系的好坏确定给客户的赊销额度的大小。这样做的后果就给S公司日后回收所欠货款
      带来了很大的风险。
      2.不相容职务未分离
      S公司出于节省成本的考虑销售部门的工作人员大部分是一人身兼数职,接受客户产品订单的人员和审核赊销客户信用的人员往往是一人兼任;财务部门开具产品销售发票的
      人员与进行产品销售发票审核的人员也是一人兼任;在仓库部门的产品出库的环节,没有设置相应的审核岗位,无人监督发货环节。发货执行者与检查者、出库单填制者为同一个
      人,没有独立的第三个人进行监督,使得其控制政策形同虚设,未能防止货物被擅自运出仓库。
      3、销售发票的开具缺乏严格控制
      开具销售发票时,S公司财务部门只是根据销售部经理审批过的销售发货单就开具产品销售发票,缺乏与产品销售订单和仓库部门的产品出库单互相核对,这样做的结果可能
      会导致部分销售收入账不及时或不准确,也可能会导致产品销售发票上的商品销售数量与仓库部门的产品出库数量不相符或者重复开具产片销售发票的情况出现。
      (三)在监控方面存在的问题
      销售与收款环节控制制度的最后一个重要环节就是制定相应的监督检查制度。没有有效的监督检查制度,再完善的销售与收款流程也必将流于形式。我国《内部会计控制规范
      ——销售与收款(试行)》规定:“单位应建立对销售与收款环节控制的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期或不定期的进行检查。”,而S公司没有设置独
      立的监督检查机构,也没有设置专门的监督检查岗位,S公司仅在销售部门设立了一名财务内勤人员,财务部门缺乏对销售业务的审核工作,缺乏监督机制。
      二、解决S公司销售与收款环节内控管理中存在问题的对策
      为了解决S公司销售与收款环节内控管理中存在的问题,下面对S公司销售与收款环节中应关注的控制点做一下重新设计,以达到使S公司销售与收款环节的内部控制制度更加
      科学有效,并防止内部舞弊案件的发生的目的。
      (一)S公司销售与收款环节控制环境方面的再设计
      1、设立信用管理部门
      S公司应该设立信用管理部门并制定该部门相关的规章制度及岗位职责。S公司应将由销售部门的销售主管进行客户审批的责职拿出来放到设立的信用管理部门中去,使对客户
      的审批能够独立于销售部门和财务部门。在公司的组织架构上信用管理部门直接受公司高层管理者控制,才能确保信用风险管理部门工作人员的职能的得到正确行使以规避销售与
      收款环节的各种风险。
      2、严格职责分工,着重解决企业内不相容职务分离的问题
      针对发现的问题可做如下调整:接受客户订单和审核客户信用的人员进行的分离,分别由销售部与信用管理部门负责;开具的产品销售发票的工作由财务部门的会计人员负责
      ,财务部门的会计主管负责对产品销售发票的审核,产品销售发票的审核工作也可以由总经理助理承担;应收账款的总账和明细账的登记由财务部门的会计人员来做,财务部门的
      会计主管或总经理助理负责产品销售发票的审核;在仓库部门产品发货环节中,销售部门制定的销售发货通知单可由仓库部门的主管检查,仓库员负责而发货,出库单的填制则由
      另一人负责。
      (二)S公司销售与收款环节风险控制方面的再设计
      S公司要建立客户信用档案,

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