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    做好企业档案管理工作刍议|企业档案如何管理

    时间:2019-05-05 03:30:30 来源:雅意学习网 本文已影响 雅意学习网手机站

      摘 要:档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的根本依据。做好档案管理工作必须软硬兼具,即离不开人和现代化的设备,两者缺一不可。
      关键词:档案工作 管理者 计算机
      1.人是做好档案管理工作的主体
      档案管理人员的素质直接影响着档案管理工作,因此提高档案管理人员的素质是提高档案管理工作水平的重要前提,一名合格的档案管理人员应具备三方面基本素质:
      1.1思想政治素质良好
      思想政治素质指档案管理人员的政治理论水平、政治态度及严守党和国家机密的意识等。
      1)档案工作的政治性决定了档案管理人员必须具有正确的政治方向和高度政治责任感,树立正确的政治观、价值观。档案管理人员要与时俱进,加强政治学习,正确理解党的路线、方针和政策,不断提高政治觉悟和党性修养。
      2)具有坚定的政治态度和敏锐的政治洞察力
      在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致,恪守档案工作纪律,贯彻执行《档案法》等档案法律法规文件。树立正确的法制观念,强化依法治档的意识,提高明辨是非的能力,遵纪守法,确保档案在政治上的安全。
      3)忠实可靠,严守机密,具有强烈的保密意识
      机密性是档案工作的另一个重要特点。档案人员肩负着保守机密的重任,必须在政治上是信得过的,守口如瓶,不该说的坚决不说,具有良好的保密素养。此外,还要有严格的保密习惯,不随便摆放有密级的文件材料,不擅自允许闲杂人等进入档案库房重地等。值得指出的是,在档案数字化管理的网络时代,档案人员的保密延伸到了档案信息的网络安全。总之,档案人员要做到不传密,不泄密,确保档案信息的安全。
      1.2具有崇高的职业道德素质
      要干好一个行业,从业人员必须具备该行业的职业道德,档案工作人员同样要遵循档案工作职业道德,概括起来大致有三个方面:
      1)热爱档案工作和档案事业
      档案工作是一项重要的基础性的工作,作为一名档案人员,应该认识档案工作的重要地位。只有热爱一项工作或者一份事业时,才有可能为之呕心沥血,为之废寝忘食,为之无私奉献。档案是国家的宝贵财富,热爱档案工作和档案事业,档案人员自然有一种荣耀感,以从事如此神圣的工作为荣,以守候如此伟大的事业为耀。这是档案人员首先具备的职业思想。
      2)甘于奉献,以服务为己任
      档案工作是一项服务性、辅助性的工作,它必须通过为其他工作的服务,才能体现自身价值,从而体现档案管理人员的价值。因此,档案管理人员更应该很好地为管理档案工作、为社会或个人服务。要做好服务工作,必须要树立起良好的服务意识,当所提供的服务为利用者带来了帮助之时,档案人员的价值也得到了体现。要做好服务工作,档案人员必须要具有热情的服务态度,尽心尽力,积极主动,用心、耐心、细心地为利用者提供热忱服务。
      3)尊重档案、尊重历史,坚持实事求是的工作作风
      档案是历史的真实记录,只有保持档案的原貌,才能真正体现档案价值。因此,据实立档,据实用档,是档案管理人员应当树立的职业思想和行为准则。在收集、整理、保管、利用的过程中,都应该坚持尊重档案原貌的原则,切莫随意地涂改、编纂、伪造档案。档案管理人员在保护档案外观完整无损的同时,更应该注重保护档案内容的真实。原始性和真实性是档案的根本特征,档案管理人员务必要尊重事实,切忌凭借自身的主观臆断妄加评论或猜测,而是要本着对历史负责态度,实事求是地开展工作,养成严谨的工作风格。
      1.3具有扎实的专业知识素质
      1)全面掌握档案专业基础知识
      档案管理人员必须掌握档案管理学、科技档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、档案缩微复制技术、计算机辅助档案管理等理论知识,另外,还应通过聆听专题讲座、参加研讨会等各种途径,获取档案学最新研究动态。档案管理人员也要开展档案研究,从而提高自身科研能力。
      2)精通档案管理各环节的流程和方法
      档案管理人员要熟悉档案业务工作的各个环节,从档案收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等步骤都要了如指掌,并且能熟练的操作实践;而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。社会进步和科技发展,促使新生事物层出不穷,档案的门类和种类也在不断地丰富。对于新出现的档案,档案管理人员要有一种大胆创新的精神,勇于探索科学合理的管理方法,提高自身处理新事物的技能和技巧。
      3)把握各类档案工作政策和标准
      熟悉党和国家有关档案工作的有关方针、政策和档案工作的法规性文件,对于档案工作的各项行业标准、性质、范围及职能都深刻的认识;熟悉上级档案行政管理部的各种业务规定,对于各类规定的调整或变化,要及时掌握,以免由于信息不灵通,而导致档案工作落后、脱节现象。总之,档案管理人员要把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际,熟练完成自己的业务工作。
      2.计算机是做好档案管理工作的客体
      计算机技术的合理开发和应用为档案管理提供了便捷的技术手段。不但提高档案管理的工作效率、提高档案查全率、查准率,加快检索速度,而且使档案信息更好地为领导决策、经济建设和社会公众服务,现代化的档案管理与计算机已经紧密结合在一起。
      2.1计算机档案管理可分为三个阶段:建档、保存和管理、利用和服务。其中建档阶段是基础,它包括文书处理工作在内的许多前期基础工作。当前,计算机作为一种高效能处理庞大复杂信息与数据的现代化的先进工具,已被广泛利用。有效利用计算机的前提是必须给计算机输入准确的数据,否则会导致整个计算机档案管理工作陷入混乱之中。给计算机输入所需要的各项信息的原始数据,这一般称之为前期基础工作,它包括做好输入信息与数据的收集、整理、输录等一系列的基础工作。加强前期处理的基础工作,是实行档案计算机管理的前提条件,也是充分满足档案计算机管理的技术要求。
      2.2档案的长期安全保管需要自动化的监控手段。要想利用好档案信息,首先就要保管好档案。档案制成材料的寿命与保管条件有很大的关系。为了减缓纸张的老化可以用计算机严格控制库房的温、湿度,也可以用其实现防火、防盗、防潮等。
      2.3档案利用的时效性要求快速、方便的检索手段。随着社会的发展对档案利用工作的要求越来越高,不仅是各种学术研究希望能够快速、全面、准确地查阅资料,商品化经济活动中对档案的利用能否及时、准确和完整则关系到企业的兴衰,计算机的快速信息检索功能极大满足了这种需求。
      2.4办公自动化、产品设计和生产过程的自动化直接生成了机读档案或电子档案,迫使档案管理也必须采用计算机。
      总之,做好档案管理工作,人是决定因素,同时现代的档案管理工作对计算机技术的依赖是显而易见的。档案管理工作者不仅要有良好的思想政治素质,还必须具有良好的文化素养,掌握一定的计算机技术,除了要在工作实践中一边工作一边学习提高外,还必须要有计划、有目的地提高。从而紧跟时代的步伐,大大提高档案管理和使用的效率和价值,为经济发展和社会提供服务。
      参考文献:
      [1]朱泊静,计算机技术在企业档案管理中应用.《中小企业管理与科技》2009年7月;
      [2]董桂英,计算机档案管理前期基础工作的重要性.《兰台世界》2006年第06期;
      [3]张智涛,谈档案工作如何为构建和谐社会服务.《管理学》2009年12月.

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