[关于高校办公室秘书信息素质的要求与培养]

时间：2018-12-26 03:21:44　来源：雅意学习网本文已影响人

　　摘要：数字化时代，高校办公室秘书应当在工作思路、方式、手段等方面积极寻求改变，提高自身的能力和水平，为学校管理工作开辟一个新天地。本文论述了高校办公室秘书应具备的信息素质，以及提高办公室秘书的信息素质的措施。
　　关键词：高校办公室秘书信息素质
　　
　　高校办公室工作是一个协助领导总揽全局、沟通上下、联系左右、协调内外，为师生员工服务的部门，它在高校内起到枢纽和桥梁的作用。21世纪人类将全面迈向数字化时代，面对数字化技术飞速发展的挑战，高校办公室秘书承受着日愈强烈的冲击，在传统模式下成长起来的高校办公室秘书如何适应日新月异的数字化时代，如何在工作思路、方式，以及个人素养等方面积极调整，做到知识化、信息化、网络化，使学校工作能够正常、有序、高效运转，因此办公室秘书就必须重视和强化信息素质教育，加强信息素质培养。
　　
　　一、高校办公室秘书应具备的信息素质
　　
　　1.树立正确的信息观。
　　思想决定行动，观念决定出路。高校办公室秘书人员只有牢固树立正确的信息观，才能增强做好信息工作的责任感、使命感和自觉性。同时，还应牢固树立“信息是资源”的信息价值观念，正确认识抓信息工作与抓发展、抓信息工作与抓执政服务能力的关系，切实把本职工作与党和人民的事业紧密地联系起来，把信息工作当成一项事业、一种追求。
　　2.增强敏锐的信息意识。
　　只有具备敏锐的信息意识，才能够从大量零散的看上去带有偶然性、苗头性、动态性的信息中，捕捉到必然性、倾向性、规律性的东西，为学校领导研究新情况、解决新问题发挥参谋助手作用。从事秘书工作的同志都应具有敏锐的信息意识，养成职业习惯，使自己经常处于一种随时发现和捕捉信息的状态。
　　3.提高自身的信息能力。
　　信息能力是个体在社会生活、科学劳动中搜集、加工、传递、吸收和利用信息的一种潜在能力。信息能力是信息素质的重要组成部分，是信息素质的核心。掌握和运用信息能力的高低是衡量高校办公室秘书工作能力的重要标志之一。高校办公室秘书的信息能力应该包括如下几个方面，①信息技术应用能力：掌握计算机与网络知识，把信息技术熟练运用于工作之中。②信息选择能力：熟悉检索知识，熟练使用采集、发送、存储工具和信息检索软件，了解和掌握相关信息源，及时、准确、高效地获取有用信息。③信息处理能力：从高校办公室的需求角度，对所获取的信息进行分析、判断、组织、加工、重组，使之有序化、专业化、系统化，并用适当方式分类存储，以便在需要时能迅速提取并加以利用。④信息运用能力：信息的搜集、处理最终都是为了信息的利用。作为高校办公室秘书，要善于利用各种有用信息为领导判断和决策提供依据，解决办公室工作中的问题，更好地为领导、为师生员工服务。
　　4.养成良好的信息道德。
　　信息道德是指人们在整个信息活动中应遵守的道德规范的总和。它是调节信息生产者、加工者、传递者以及使用者的行为规范。信息道德主要包括：遵守法律法规，恪守道德准则，自觉抵制不良信息，保护知识产权，尊重个人隐私等。高校办公室秘书在信息活动中，要树立和培养良好的道德品质，坚持公正、平等、真实的原则，以严肃认真的态度，实事求是地提供信息、反映情况。
　　
　　二、高校办公室秘书提高信息素质的措施
　　
　　1.建立数字化的会务管理系统。
　　会务管理是高校办公室秘书的一项重要工作，其主要内容和程序是：负责草拟下周会议活动安排表，报校长审定后下发；按每周会议安排表准备好会议室；征集会议议题，拟好会议议程，开会前一天呈送会议主持人；提醒会议承办者提前半小时到达会议室（会场），按时清点到会人数，及时催请未到者；做好会议记录；校长办公会、校务会及部分专题会议会后要整理会议纪要；会议材料、会议纪要等及时归档。传统的会务管理都由办公室秘书一一按部就班地去安排组织落实，手工操作性强，工作繁杂琐碎耗时。
　　数字化技术的发展为我们提供了智能化会务管理的模式，数字化的会务管理系统可以实现会议计划和会议纪要的统一安排和管理，提供会议计划、安排、人员、时间、场地、会议通知、议题征集、会议材料和会议纪要管理归档的电子化、自动化。数字化的会务管理系统改变了传统的人为安排会议等繁琐、易出错的特点，使得组织者可以根据不同规模的会议，按照自己定义的会议规则安排组织会议，极大地方便了会务组织人员，大大提高了工作效率。
　　2.建立数字化的文件管理系统。
　　高校办公室秘书的文件管理主要包括两个部分：收文和拟文发文。收发文管理的程序繁杂，收文管理包括收文登记、领导批阅、运转、承办、催办、立卷、归档、查阅；发文管理是一个单位对具有约束能力文件形成过程的一种管理，包括发文拟稿、核稿、会签、签发、文书打印、归档查阅等管理工作，整个流程和收文一样繁复。
　　随着数字化技术和信息化手段的提高，我们可以建立一个数字化的文件管理系统，让文件、上级通知或学校通告等直接通过办公自动化系统进行拟稿登记、传递、保存，使文件的送阅审核、批复传送和贯彻落实完全在计算机网络上完成，所有的送交批阅痕迹、修改痕迹、落实意见、操作时间和操作人都被详细保留，同时，还提供全文检索、条件检索等功能。因此，建立数字化的文件管理系统既节省了人力物力，提高了文件精神传达贯彻的效率，还规范了办公制度，增强了办公的透明度；实现信息、文档资源的统一管理，方便了领导决策；同时，各基层单位之间能方便、快速地进行公文的传送和共享，密切了各基层单位办公人员之间的协调、协同工作，为改进办公模式、减少人力资源和设备费用，最终实现文档一体化和逐渐向无纸办公过渡奠定了基础。
　　为了实现这些转变，我们高校办公室的秘书工作人员必须努力提高自己的信息素质。应该看到，目前现有的秘书人员的知识水平和能力是参差不齐的。部分人员的知识面还不够宽，从事着单一的事务性工作，能力得不到提高，这种状况很难适应信息化社会的需要。为此，我们应加大对高校秘书人员信息素质的培训力度，使他们能在较短的时间内全面提升自己的知识与能力水平，以适应当前的信息化社会的需要，使他们能在自己的岗位上，更好地发挥自己的聪明才智，为学校创造出更多的业绩来。
　　
　　参考文献：
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　　［2］陈颖青.对高校办公室秘书信息素质的思考［J］.中国信息科技，2006，（11）：179-180.
　　［3］应越人.浅议网络时代秘书的信息素质的培养［J］.才智，2008，（08）：146-147.
　　［4］张正耀.秘书工作者应努力提高信息素质［J］.秘书工作，2006，（08）：30-31.

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